Reforma Tributária: Empresas Corrigem Cadastros de Clientes e Sistemas

A reforma tributária, com a transição para o novo modelo prevista para 2026, exige que as empresas revisitem e atualizem informações fiscais cruciais. Sem essa revisão, companhias correm o risco de enfrentar cobranças indevidas, autuações fiscais e dificuldades no uso de créditos tributários. Por isso, muitas organizações já iniciaram ajustes operacionais, como o recadastramento de clientes, fornecedores e produtos.

Wendell R. dos Santos, tributarista do L.O. Baptista Advogados, aponta que a atualização cadastral é um dos aspectos mais críticos do processo de adaptação. “A lógica de incidência dos tributos sobre o consumo será alterada, e o domicílio fiscal do comprador [do produto ou serviço] passará a ser decisivo para definir a alíquota aplicável e para garantir a correta distribuição da Receita entre estados e municípios”, explica.

Atualmente, os impostos incidem no local de origem do produto ou serviço. Com a reforma, a tributação se concentrará no destino, onde o bem ou serviço é efetivamente consumido. O modelo dual de Imposto sobre Valor Agregado (IVA) substitui ICMS, ISS, PIS e Cofins por dois novos tributos: o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), gerido por estados e municípios, e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de competência federal. Essa mudança visa reduzir distorções na arrecadação entre os estados.

Dados Atualizados São Essenciais para Conformidade Fiscal

Especialistas ressaltam que, a partir de 2026, informações detalhadas sobre a localização dos clientes, como endereço completo e código do município, deverão constar nos documentos fiscais eletrônicos com validade jurídica. “Ou seja, esse cadastro dos clientes deixa de ser apenas uma ferramenta comercial e se torna um elemento indispensável para a conformidade fiscal da empresa no novo sistema”, detalha Rayan Felipe Sartori, advogado tributarista do escritório Gaia Silva Gaede.

É importante notar que, embora empresas possam solicitar atualizações cadastrais como o endereço devido à reforma, outros dados como RG, CPF, data de nascimento ou informações sensíveis não são obrigatórios. A revisão cadastral vai além dos clientes, abrangendo toda a estrutura de dados fiscais da empresa.

• Para fornecedores, será crucial verificar o regime tributário — Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido ou regimes especiais — garantindo o aproveitamento correto de créditos e evitando erros em notas fiscais.
• A classificação fiscal de produtos e serviços, como Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) e Nomenclatura Brasileira de Serviços (NBS), precisará ser atualizada e vinculada aos novos códigos tributários. Isso definirá a alíquota aplicável e a incidência do Imposto Seletivo para itens com impacto na saúde ou no Meio Ambiente.
• Cada unidade da empresa — matriz, filiais ou centros de distribuição — deve estar corretamente identificada, incluindo o Código de Município (IBGE) e o novo CNPJ alfanumérico previsto para o próximo ano.

Riscos de Inconsistências Cadastrais na Reforma Tributária

Morvan Meirelles Costa Junior, tributarista e sócio do escritório Meirelles Costa, enfatiza que a revisão cadastral se tornou uma tarefa estratégica para a conformidade tributária. A integração entre as áreas de compras, fiscal e TI é fundamental para garantir a consistência das informações desde a cotação até a emissão da nota fiscal.

Falhas ou inconsistências nos cadastros, mesmo por dados desatualizados, acarretam riscos tributários significativos:

• Aplicação incorreta de alíquotas: Erros no código do município, dado essencial, podem levar à cobrança equivocada do IBS.
• Autuações e penalidades: Informações incompletas ou imprecisas podem resultar em notificações fiscais e sanções.
• Comprometimento do crédito tributário: Inconsistências podem afetar o uso de créditos de IBS e CBS, impactando a não cumulatividade e elevando o custo das operações.

A adaptação dos sistemas e cadastros das empresas é um passo fundamental para navegar com sucesso pelas mudanças da reforma tributária brasileira, garantindo a conformidade e evitando perdas financeiras significativas.

Fonte: G1